Что может делать ЭДО, давайте разберем подробно и по пунктам.
С помощью ЭДО можно регистрироваться в сервисе. Пользователь регистрируется на выбранном сервисе электронного документооборота, указывает свои личные данные и создает учетную запись.
Кроме этого можно создавать организации. После регистрации пользователь создает свою организацию или подключает уже существующую в сервисе. После чего пользователь с помощью сервиса подключается к базе данных, которая хранит документы, сведения и дает возможность работать с письмами – отправка и получение.
Любой сервис электронного документооборота дает возможность создавать документы различных типов в электронном виде. Если возникают сложности, всегда найдется шаблон в базе данных, по которому можно сделать акт или заявление. ЭДО позволяет заполнять документы. То есть не только создает, но уже и правит готовые документы и заполняет пропущенные поля.
ЭДО, выполняет главную функцию по отправке документов партнерам и другим контрагентам и организациям. С помощью ЭЦП возможно подписывать документы. Как правило любой сервис обязан хранить данные в течении нескольких лет, поэтому все документы находятся в архиве. Еще одной удобной функцией, которой обладает сервис – уведомление и оповещение о том, на каком этапе находятся документы – отправлены, доставлены и т.д.
Кстати, не во всех, но во многих продвинутых сервисах ЭДО существует интеграция с другими сервисами, такими как, бухгалтерские программы, CRM-системы, системы управления проектами и т. д. Это позволяет автоматизировать бизнес-процессы и облегчить взаимодействие с электронными документами.
Не является офертой