"Серьезные вещи не делаются спустя рукава" Наличие ясного описания работы механизма реализации идеи бизнеса, это один из трех ключей в создании успешного бизнеса, наряду с правильным подбором персонала и использованием передовых технологий. Однако для многих механизмов бизнеса таких описаний не делается и работникам приходится самостоятельно принимать решение, как выполнить свою работу и при этом не многие задумываются над тем, как делать ее правильно. Например, решения о том, как обрабатывать заказы от клиентов, как отвечать на их жалобы или как составить отчет о своей работе во многих организациях зависит от того, кто это делает, какой день недели, а не на основании простых и четких правил.
Там где отсутствует ясность в описании процессов, нет требований к объему и качеству исполнения, работа бизнеса полностью зависит от настроений персонала, от политических маневров внутри организации. Более того, исследования показали, что менее 20% дефектов в продукции и в проблемах обслуживания связаны со случайными факторами, такими как умышленные действия персонала, поломка оборудования или некачественный исходный материал для изготовления продукта.
Остальные 80% или даже больше случаев происходят по причине системных недостатков в описании рабочих процессов и, следовательно, в организации работ. Так что, не смотря на то, что систематизация процессов в бизнесе относительно трудоемкая работа, хотя и не требующая значительных финансовых затрат, ее создание вносит громадный вклад в эффективность бизнеса: персонал знает как ему исполнять свои обязанности в различных ситуациях, и каковы критерии оценки его работы. Рекомендуем для решения ваших вопросов консалтинговую компанию Киев «Евразия Консалт», подробнее тут euracons.com.ua.
Технология проектирования
Как уже упоминалось, любой механизм реализации бизнеса имеет несколько основных процессов и несколько вспомогательных. Проектирование механизма бизнеса заключается: в выборе наиболее эффективной, с точки зрения затрат, последовательности исполнения процессов; в описании последовательности действий (работ) внутри каждого процесса.
Общее описание процесса
В центре рисунка - условное обозначение процесса. С левой стороны от него то, что необходимо для начала выполнения работ процесса. Справа – результаты его деятельности. Каждый процесс должен иметь владельца, т. е. человека, отвечающего за получение результата деятельности процесса к нужному времени, в нужном количестве и с заданным качеством. У каждого процесса есть потребитель его результатов.
Цель процесса заключается в снабжении потребителя результатом деятельности процесса. У каждого процесса есть поставщики, в обязанность которых входит снабжение его необходимым сырьем, материалами, комплектующими и информацией. Для получения плановых результатов каждый процесс необходимо. Обеспечить ресурсами. Т. е. персоналом – исполнителями работ, техническими средствами (компьютерами, станками, оборудованием и т. д.) и предоставить им среду для выполнения работ (помещения, средства связи, выход в интернет и т. д.). Снабдить необходимой информацией. Т. е. определить стандарты выполнения основных работ, оценки качества выполнения работ, процедур осуществления контроля и т.д.